Migliori Fornitori di Data Room - Virtual Data Rooms

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Ultimo aggiornamento: Maggio, 2022

Migliori Fornitori di Data Room Software

1

La data room virtuale iDeals propone una vasta gamma di strumenti di personalizzazione e collaborazione. Il software, facile da configurare e con un’interfaccia user-friendly, assicura che qualsiasi affare online o servizio di gestione dei documenti fili liscio. La VDR iDeals permette all'utente di generare grafici e rapporti sull'attività degli utenti. La VDR è ampiamente utilizzato da aziende di tutte le dimensioni.

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Citrix Systems è un'azienda affidabile che fornisce servizi cloud per gli affari online e le esigenze del flusso di lavoro dei dipendenti. Citrix Workspaces è un software di data room virtuale per gli affari online e include tutti gli strumenti necessari per la gestione dei documenti. I clienti possono utilizzare software Citrix Systems aggiuntivi per coprire le esigenze di processo.

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Drooms è un provider tedesco che propone scarse funzionalità ad un prezzo ragionevole. Ogni caratteristica aggiuntiva è un valore aggiunto al mese. Drooms VDR ha una vasta gamma di strumenti avanzati per la personalizzazione della sala dati digitale.

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Intralinks gode della fiducia di molte grandi aziende e di noti marchi globali. È un fornitore di data room virtuale tradizionale con esperienza, con standard di alta qualità e rappresentanti in diversi paesi. È un vero gigante nell'industria delle data room e il suo mercato di riferimento è quello delle grandi imprese. La soluzione VDR di Intralinks potrebbe sembrare non abbastanza flessibile per gli imprenditori più giovani che preferiscono un software agile.

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5

Datasite è un prodotto software aggiornato di Merrill Corporation. Datasite è un VDR che fornisce soluzioni eccellenti per affari complessi. Merrill fornisce anche servizi extra di qualità che aiutano nella consulenza, nell'amministrazione dei contenuti e in altri processi necessari per aziende redditizie.

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DealRoom è un M&A due diligence SaaS. Il software è costoso, in termini di prezzi, ma fornisce strumenti online avanzati sia per il lato dell'acquisto che per il lato della vendita del processo di M&A. Il software ha anche caratteristiche che affrontano ogni aspetto del ciclo di vita dell'affare M&A.

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7

Digify è un fornitore di data room virtuale relativamente giovane. Nonostante la sua entrata tardiva nel mercato dei VDR, propone tutti gli strumenti di base della virtual data room ed è ben noto per essere una piattaforma user-friendly rivolta alle piccole imprese.

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8

Ansarada offre una comoda data room virtuale con IA dedicata alla due diligence e alle fusioni e acquisizioni. È comunemente usata per gli affari singoli. Qui avrete tutti gli strumenti necessari per passare attraverso questi processi con successo. Un'interfaccia user-friendly e una serie di strumenti di base facilitano la padronanza di questo software.

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SecureDocs è un fornitore piuttosto giovane di servizi di condivisione di file sicuri. È abbastanza popolare. Propone diversi approcci di condivisione dei file e può essere utilizzato in un'azienda.

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La data room virtuale di Firmex è specializzata in servizi cloud altamente protetti per accordi online e condivisione di file. Firmex ha guadagnato la reputazione di essere una piattaforma sicura e utile. Questo fornitore VDR è tra i migliori fornitori VDR grazie ai suoi standard di alta qualità e dell'approccio flessibile alle esigenze dei clienti. Il fornitore offre diversi pacchetti software adatti alle esigenze delle piccole e grandi imprese.

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Come scegliere il software per data room: Guida alla selezione

Sebbene la ricerca della VDR (Virtual Data Room) giusta richieda molto tempo e fatica, il processo non è necessariamente difficile, soprattutto se segui la nostra guida alla selezione delle soluzioni per data room virtuali. 

Identificare il tuo obiettivo gioca un ruolo significativo nella scelta di quale tra le soluzioni di Virtual Data Room è la migliore per il tuo business. Una volta che hai le idee chiare, puoi passare a passaggi specifici per selezionare un fornitore di VDR competente per le tue esigenze.

1. Descrivi le tue esigenze

Ogni azienda e ogni progetto sono unici. In base al tuo scopo, alle dimensioni dell’azienda, alle specifiche del settore e a molti altri fattori, dovrai navigare tra piani VDR prestabiliti e soluzioni di data room virtuali flessibili personalizzate. Di seguito sono riportati due fattori essenziali da tenere a mente in questa fase:

La gente. Inizia elencando tutti coloro che potrebbero aver bisogno di accedere alla Virtual Data Rooms. Chiediti:

  • Sono i decisori chiave o l’intera azienda? 
  • Che livello di accesso avrà ogni membro?
  • Tutti i potenziali utenti di VDR sono esperti di tecnologia?

Mettere da parte il lato strettamente tecnico della selezione VDR e considerare il fattore persone ti aiuterà a fare la scelta giusta quando selezioni lo strumento giusto, quindi assicurati di tenere conto di tutti i possibili utenti.

Dati. Un altro aspetto da considerare sono i dati che affiderai alle Data Room Virtuali. Chiediti:

  • Qual è il volume dei dati che memorizzeremo? 
  • Quali sono i principali tipi di file su cui ci affidiamo nella comunicazione aziendale quotidiana?
  • Di quali livelli di riservatezza avrà bisogno l’organizzazione? 
  • Quali possibilità di download consentiranno una rapida condivisione dei dati?

Pianificare in anticipo la struttura della VDR è una metodo eccellente per gestire i dati in modo sicuro ed efficace. 

Con lo schema di ciò che ti aspetti da un provider VDR adatto, sei pronto per procedere al passaggio successivo: elencare le caratteristiche che cercherai tra le varie soluzioni di data room virtuale.

2. Considera le caratteristiche necessarie

Se è la prima volta che hai a che fare con soluzioni di data room virtuale, potresti non sapere cosa è generalmente disponibile. A questo punto, è importante comprendere la distinzione tra memorizzazione rudimentale dei dati e VDR. Mentre le soluzioni di archiviazione tipiche offrono approcci diversi alla conservazione dei dati, come il caricamento, la visualizzazione, il download e talvolta la modifica minore, le data room virtuali vanno oltre. 

La gestione dei dati consentita dai VDR può coinvolgere molte dimensioni dei progressi tecnologici. Ad esempio, puoi scegliere di limitare o restringere l’accesso a particolari sezioni della Data Room, filigranare i documenti, tenere traccia dei download, impedire gli screenshot e altro ancora. I fornitori Virtual Data Room affermati ti concederanno inoltre l’accesso a una serie di servizi professionali e amministrativi, come la traduzione o la scansione di documenti, a un costo aggiuntivo.

3. Allocazione del budget

L’allocazione del budget è un passaggio breve ma fondamentale per passare attraverso le soluzioni di Data Room Virtuali. Sia che tu stia prendendo la decisione da solo o proponendo i VDR ai tuoi superiori, tieni presente che la funzionalità e l’efficacia della Data Room saranno sempre correlate al suo costo di utilizzo. Ma questo non significa che la creazione di una Data Room Virtuale sia irragionevolmente costosa. 

Come scoprirai dopo, le politiche tariffarie dei fornitori di VDR si basano sull’offerta di servizi e sui requisiti specifici della tua azienda. Inoltre, finché avrai a che fare con un fornitore affidabile, avrai la possibilità di conoscere e capire i prezzi prima di prendere qualsiasi decisione.

4. Comparazione delle opzioni

Per scegliere il miglior fornitore di data room, ogni cliente deve considerare questi e molti altri aspetti. Alcune aziende selezionano le data room in base al prezzo, altre in base alla qualità. Tuttavia, ciascuno dei direttori dovrebbe ricordare che il lavoro di squadra e la protezione dei dati dipendono da questa acquisizione. Tuttavia, il costo elevato non significa sempre servizi di alta qualità. Ecco perché è necessario prestare la massima attenzione a tutti i prossimi fattori.

Il confronto delle soluzioni di Data Room Virtuali disponibili è la fase che richiede più tempo. A questo punto, considera l’utilizzo dei seguenti criteri per delineare i fornitori di VDR più adatti:

Sicurezza della Data Room

Garantire la sicurezza dei tuoi dati è fondamentale quando si tratta di condividere la documentazione tramite Virtual Data Room. Durante il confronto, tieni d’occhio cose come l’autenticazione a due fattori, la scadenza dell’accesso a tempo, più livelli di autorizzazione e le limitazioni di accesso basate sull’indirizzo IP. Prendi nota dei certificati di conformità del provider per garantire la perfetta corrispondenza con i massimi standard di sicurezza. Cerca soluzioni per virtual data room che presentano certificazioni come SOC 1 e SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR e PCI DSS.

Distribuzione

Ogni VDR offre un certo livello di adattabilità quando si tratta di sistemi operativi e dispositivi. La soluzione ideale sarà ugualmente funzionale su tutte le piattaforme maggiormente utilizzate, che si tratti di iOS o Android, Windows, Linux o macOS. Non sarà necessario installare numerosi plug-in o scrivere una singola riga di codice. Inoltre, controlla le posizioni suggerite di hosting dei dati. La maggior parte delle soluzioni di Virtual Data Room utilizza cloud pubblici e più data center internazionali, ma quelli selezionati potrebbero essere in grado di offrire storage fisico e data center preferibili anche all’utente.

Supporto

Puoi giudicare l’efficacia di un determinato fornitore di soluzioni di Data Room Virtuali in base alla disponibilità dell’assistenza clienti, ai canali di contatto, ai tempi di risposta e alla capacità di ottenere un team dedicato per assisterti durante la tua esperienza VDR. La configurazione preferibile dell’offerta di supporto della Data Room Virtuale sarà caratterizzata dalla possibilità di comunicare in più lingue, avere accesso a qualcuno del team 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e la possibilità di comunicare tramite live chat, telefono o e-mail.

Gestione utenti

Il fornitore di soluzioni di Data Room Virtuali che potresti scegliere ti darà un’opzione per limitare l’accessibilità per posizione o per ruolo, stabilire più livelli di accessibilità e monitorare l’attività di tutti gli utenti all’interno della piattaforma. Per garantire un’esperienza efficace per tutti, cerca funzionalità come inviti in blocco, autorizzazioni di visualizzazione Excel regolabili, notifiche utente e configurazione semplificata del gruppo. 

Interfaccia

Quando si tratta dell’esecuzione dell’interfaccia di una VDR, la linea di fondo è sempre una configurazione chiara e intuitiva, ugualmente evidente al CFO e al contabile di livello base. Una VDR con un’interfaccia ben congegnata dovrebbe offrire ampie opzioni di implementazione, un single sign-on per tutti i progetti e un comodo scroll-through per la navigazione tra migliaia di file. Oltre a un’interfaccia utente semplice e completa, potresti anche voler sfruttare la personalizzazione Virtual Data Room. In questo modo, il tuo marchio aziendale viene trasmesso in ogni fase del processo e la priorità delle funzioni soddisfa le tue esigenze specifiche.

Prezzo

Le politiche dei prezzi corrispondono a linee guida diverse nella maggior parte delle soluzioni di Data Room Virtuali. Alcune opzioni si basano su politiche di prezzo per pagina o basate sull’archiviazione, in cui il costo finale dipende dalla quantità di dati necessari. Altre soluzioni si basano sul modello per utente in cui si paga il numero di posti. Un modello di prezzo alternativo offre una tariffa mensile fissa, che dipende dal pacchetto scelto. Alcuni offrono una capacità di archiviazione dati limitata, mentre altri consentono un’esperienza aziendale su misura con amministratori illimitati e spazio di archiviazione solido. Il costo finale dipenderà dall’attività, dalla quantità di dati, dal numero di utenti e dalla politica dei prezzi scelta.

5. Richiedi una prova gratuita

Poco prima di fare la scelta finale tra le soluzioni di Data Room Virtuali considerate, approfitta dei loro servizi gratuitamente per almeno un mese. Cerca di evitare i fornitori di VDR che non offrono periodi di prova gratuiti, poiché potrebbe significare che non hanno molto da offrire e sostenere solo con le spese iniziali. 

Dopo aver discusso alcuni problemi con un provider, qualsiasi cliente si assicurerà di scegliere la migliore data room virtuale. A volte il servizio termina con l’avvio del software. In questo caso, gli utenti vengono lasciati soli con problemi e domande senza risposta.

6. Inizia a utilizzare la Data Room Virtuale

Dopo aver trovato la gemma nell’oceano delle moderne soluzioni di Data Room Virtuali, vai avanti e inizia a beneficiare del software che soddisfa ogni tua esigenza e rende piacevole il processo di gestione dei dati sensibili per tutte le persone coinvolte.

Usi delle data room virtuali

Le data room virtuali vengono utilizzate in quasi tutte le situazioni in cui è necessario concedere un accesso riservato a determinate informazioni a un gruppo di persone. Molto spesso, una VDR viene impiegata per le seguenti attività:

  • Analisi della documentazione aziendale
  • Creazione di un archivio di documenti aziendali
  • Condurre un audit prima di una transazione di M&A
  • Preparazione dei documenti per l’IPO della società
  • Comunicazione con gli investitori
  • Procedure fallimentari e di ristrutturazione
  • Analisi del codice senza il rischio di trasferirlo ad altri appaltatori

La primissima fase del filtraggio delle possibili soluzioni di data room virtuale è delineare il tuo obiettivo principale. La gestione dei dati sensibili si applica a molti scenari di casi d’uso diversi e le specifiche di ciascuno di essi dovrebbero corrispondere alle funzionalità e alle caratteristiche del VDR. 

Per darvi un’idea generale, di seguito sono riportate le implementazioni più comuni delle soluzioni di Data Room Virtuali.

Due diligence dell’M&A

Sebbene le fusioni e acquisizioni (M&A) siano vitali per la crescita di qualsiasi azienda di successo, il processo in sé non è quasi mai piacevole e facile. Le M&A richiedono enormi volumi di documenti sensibili richiesti in diverse fasi. Da questo punto di vista, una VDR deve offrire una varietà flessibile di impostazioni di accesso e la possibilità di suddividere ogni progetto in fasi, come pre-marketing, due diligence e integrazione post-fusione. 

Archivio aziendale

Anche se un’azienda è in uno stato di sviluppo, ci saranno sempre molti dati riservati da archiviare. La capacità di gestire i privilegi di accesso e la disponibilità di grandi volumi di storage sono essenziali per stabilire un archivio aziendale in Virtual Data Room. Inoltre, le soluzioni di data room virtuale preferibili offriranno piani a lungo termine oltre alle tariffe mensili o basate sul progetto.

Gestione degli immobili

Gli affari relativi agli immobili sono sempre associati a quantità smisurate di documentazione. In particolare quando l’esperienza dell’impresa va oltre la facilitazione di vendite e acquisti, offrendo servizi di consulenza, valutazione di proprietà o terreni e altro. Le soluzioni di data room virtuali ideali per la gestione degli immobili devono fornire un’opzione per il caricamento automatico di documenti in blocco e l’ordinamento dei dati in un modello preimpostato.

Initial Public Offering (IPO)

Come impegnarsi in un’operazione di fusione e acquisizione, la presentazione di un’IPO è un processo avvincente ma che richiede impegno. Le aziende che si preparano per le IPO devono lavorare sodo per raccogliere i documenti richiesti e presentarli in tempo. Inoltre, a causa della complessità delle offerte pubbliche, potrebbero essere coinvolti esperti di terze parti. La massima riservatezza e restrizioni di accesso flessibili sono elementi inevitabili di adeguate soluzioni di Data Room Virtuali per le dichiarazioni di IPO.

Raccolta di capitale

Anche garantire fondi per un lancio o un progetto è complicato su più fronti. A seconda della natura della tua impresa, avrai a che fare con diversi livelli di riservatezza, volume di archiviazione, impostazioni di accesso e segregazione delle fasi. Quando si considerano le soluzioni di Data Room Virtuali per la raccolta di capitali, è fondamentale valutare i privilegi dell’utente ospite e i livelli di accesso. Poiché il numero di visitatori è praticamente illimitato, potrebbe essere necessario esaminare la creazione di una VDR separata per la presentazione iniziale e i documenti ad accesso pubblico.

Oggi, le data room virtuali sono utilizzate attivamente nei settori della sanità, del capitale di rischio, degli agenti di affari, delle banche, delle istituzioni finanziarie, della consulenza, della produzione, dei beni immobili, della contabilità e dei controlli. Pertanto, se la tua attività prevede la gestione di dati sensibili di qualsiasi tipo ed è importante mantenere i diritti di accesso e il controllo sulla distribuzione delle informazioni trasmesse, c’è un’enorme possibilità che le data room virtuali ti aiutino a mantenere facilmente questi processi.

Come si valutano le data room virtuali?

Per affrontare questo modello comportamentale su questo particolare sito, abbiamo raccolto tutte le informazioni disponibili da fonti aperte per creare la base per l’attuale valutazione della data room elettronica. Al fine di fornire una valutazione coerente, implementiamo una scala di valutazione a cinque stelle basata sul punteggio medio per ciascuno degli indicatori:

Valutazione del fornitore di data room = Recensione dell’industria*0,8 + Valutazione di utilizzo*0,1 + Valutazione dei media*0,1

La valutazione seguente mostra il risultato finale di questa valutazione. Viene aggiornato mensilmente. La valutazione Virtual Data Rooms include i seguenti componenti:

VALUTAZIONE DELL'INDUSTRIA
Dati provenienti da valutazioni di data room digitali indipendenti pubblicate su diversi siti, ad es. capterra.com, g2.com, softwareadvice.com, ecc. Valutazione dell'industria = (recensioni Capterra + recensioni G2 + recensioni SoftwareAdvice + ... + N)/N
VALUTAZIONE DI UTILIZZO
Il calcolo si basa sulla frequenza dei problemi di utilizzo del servizio menzionati in Internet. Servizi di Q&A (ad es. quora.com) e altre fonti con contenuti generati dagli utenti fungono da fonti di dati. Valutazione di utilizzo = (Domande su Data Room - Domande su Data Room Brandizzate) / Domande su Data Room
VALUTAZIONE SOCIAL MEDIA
Si basa sul numero di pubblicazioni, sulla frequenza di citazione del marchio della dataroom nei media, sui comunicati stampa sulle innovazioni tecnologiche e sul numero di notizie negative relative al marchio. Valutazione Social Media = Buone recensioni Facebook, % + Buone recensioni Twitter, % + Buone recensioni Quora, % + ... + N) * N * 5

Questo sito presenta una valutazione online indipendente delle data room virtuali. Qui abbiamo raccolto tutti i fornitori di data room online che lavorano con le migliori aziende di tutto il mondo. La metodologia alla base della valutazione è un rating medio aggregato. Abbiamo creato questa valutazione perché le recensioni pubblicate su un solo sito Web possono essere distorte poiché le aziende spesso premiano i propri clienti per aver lasciato recensioni positive sulla data room virtuale.