Migliori Fornitori di Data Room - Virtual Data Rooms

Come scegliere il software per data room: Guida alla selezione

Sebbene la ricerca della VDR (Virtual Data Room) giusta richieda molto tempo e fatica, il processo non è necessariamente difficile, soprattutto se segui la nostra guida alla selezione delle soluzioni per data room virtuali. 

Identificare il tuo obiettivo gioca un ruolo significativo nella scelta di quale tra le soluzioni di Virtual Data Room è la migliore per il tuo business. Una volta che hai le idee chiare, puoi passare a passaggi specifici per selezionare un fornitore di VDR competente per le tue esigenze.

Cosa considerare quando si sceglie un fornitore di data room?

Esistono numerose società di data room virtuali sul mercato attuale. Per confrontare con successo le opzioni disponibili e scegliere il software di data room migliore per te, devi concentrarti su diversi criteri e porre le domande giuste.

Presenza ed esperienza sul mercato 

I fornitori di data room online con decenni di esperienza hanno un certo vantaggio rispetto a quelli nati negli ultimi anni. Esplorando la storia di diversi fornitori di servizi di data room virtuali, è possibile ottenere la prova della legittimità e dell’affidabilità, della capacità di adattarsi alle varie condizioni di mercato e delle continue innovazioni.

Domande da porre:

• Da quanto tempo operate come fornitori di software per virtual data rooms?
• Avete ricevuto premi o riconoscimenti a livello industriale durante la vostra attività?
• Come è cambiata la vostra azienda dal momento della fondazione?

Competenza nella tua nicchia 

Anche se l’azienda di virtual data room esiste da 20 anni, il suo contributo non sarà molto prezioso se non ha mai lavorato con casi simili al tuo. Presta attenzione alle dimensioni delle aziende, ai settori e ai tipi di progetti che i diversi fornitori di servizi VDR trattano di solito. 

Domande da porre:

• Quali sono i settori che beneficiano maggiormente dei vostri servizi?
• Quali aziende simili alla mia hanno utilizzato la vostra data room digitale?
• Ci sono esempi di casi di studi su come i clienti esistenti beneficiano della vostra soluzione?
• Sarete in grado di adattare i vostri servizi di data room virtuale se la mia azienda cambiasse settore, crescesse o si riducesse rispetto alle dimensioni attuali?

Conformità alla sicurezza 

I migliori fornitori di data room tendono a essere trasparenti sul loro approccio alla conservazione dei dati, il che rende il confronto un po’ più facile. Il vostro compito è quello di valutare il livello di sicurezza da due punti di vista: hardware e software.

Hardware	Software
I fornitori di sale dati virtuali globali dispongono solitamente di più strutture server posizionate strategicamente, che rispettano norme rigorose e sono sottoposte a costanti analisi da parte di terzi.	L’aspetto software dei servizi di data room online ruota attorno ai protocolli e alle funzioni associate alla gestione dei dati sensibili, come la crittografia.

Domande da porre:

• Quali sono le sedi dei vostri server di dati e chi li gestisce?
• Chi e con quale frequenza esegue gli audit di sicurezza delle vostre soluzioni di data room virtuale?
• Quanto sono rilevanti le vostre attuali certificazioni e conformità in materia di sicurezza?
• Che livello di controllo ho sulle impostazioni di sicurezza della mia sala dati virtuale?
• Quanto tempo di attività garantisce il vostro SLA?

Caratteristiche di distribuzione

Assicurati che la data room scelta sia in grado di adattarsi a diversi dispositivi e piattaforme. Le opzioni di distribuzione standard sono l’accesso web based/SaaS, le applicazioni desktop per Windows, Mac o Linux e le applicazioni per smartphone per iOS e/o Android. Più sono le scelte disponibili, meglio è.

Domande da porre:

• Quali sistemi operativi e che tipo di dispositivo posso utilizzare per accedere alla mia sala dati?
• Quali sono le differenze di funzionalità tra l’esperienza completa e la versione per smartphone?
• Il livello di sicurezza è lo stesso per tutti i tipi di accesso?

Politica dei prezzi 

Indipendentemente dall’approccio ai prezzi dei diversi fornitori di sale dati virtuali, è necessario avere una visione chiara del ROI finale. Il valore specifico delle diverse soluzioni VDR dipende dal settore e dal tipo di progetto. Ad esempio, i fornitori di data room per le fusioni e le acquisizioni potrebbero applicare tariffe più elevate rispetto ad altri, a causa della natura delle transazioni ad alto rischio e dei requisiti di sicurezza molto particolari. 

Domande da porre:

• Come si calcola il costo delle sale dati?
• Qual è la frequenza di pagamento e posso ottenere un tasso scontato a lungo termine?
• Esiste la possibilità di passare da un piano di pagamento all’altro (se applicabile)?
• Offrite un periodo di prova gratuito della sala dati virtuale? Se sì, quanto dura e quali funzioni sono incluse?

Assistenza tecnica 

I migliori fornitori di data room virtuali offrono sempre ai loro utenti un’assistenza dal vivo ventiquattro ore su ventiquattro. Assicurati che il team del fornitore sia raggiungibile attraverso diversi canali, che fornisca assistenza nella tua lingua, che risponda a qualsiasi domanda in tempi ragionevoli e che si offra di formare i tuoi collaboratori indipendentemente dalla loro precedente esperienza con le data room online.

Domande da porre:

• Come e a che ora posso contattare il team di assistenza?
• Quale livello di formazione è incluso nel prezzo che sto pagando e c’è la possibilità di richiedere altro?
• Il vostro team mi aiuterà a configurare la mia sala dati virtuale?
  

Set di funzioni

Il modo migliore per confrontare le sale dati virtuali è suddividere la valutazione di ciascun fornitore in sezioni. Una volta esaminati gli aspetti descritti in precedenza, è il momento di approfondire le caratteristiche specifiche delle diverse sale dati online.

Il miglior software VDR deve offrire funzioni sufficienti nelle categorie successive:

• Sicurezza dei documenti – configurazione dei meccanismi di protezione a livello di file.
• Sicurezza degli accessi – regolazione e monitoraggio dei livelli di accesso di tutti gli utenti.
• Conformità alla sicurezza delle sale dati virtuali : certificati specifici per il settore.
• Gestione dei documenti : capacità di gestire formati di file versatili e di organizzare efficacemente la sala dati.
• Esperienza utente : l’intuitività generale e la facilità d’uso della piattaforma.
• Gestione degli utenti – supervisione e controllo delle attività degli utenti.
• Assistenza clienti : fornire assistenza tempestiva attraverso più canali. 
• Velocità e disponibilità del software : le prestazioni complessive della sala dati digitale. 
• Personalizzazione della sala dati : un’opzione per regolare il software della sala dati virtuale.
• Q&A – gestione comoda e semplice delle domande.

Più avanti, potrete esplorare le categorie di funzioni sopra elencate in modo più dettagliato e scoprire il valore particolare di ogni funzione. Per comodità, ecco una lista di controllo che riassume gli elementi da ricercare nella scelta del miglior software VDR.

Checklist per confrontare le data rooms virtuali

Per restringere il campo delle migliori sale dati e fare la scelta migliore per il tuo progetto, verifica se il fornitore offre quanto segue:

• Almeno 5 anni di esperienza nel mercato delle sale dati virtuali
• Pietre miliari dello sviluppo, come acquisizioni, innovazioni ed espansioni
• Supporto delle imprese di dimensioni e settore diversi
• Esperienza avanzata nella gestione di progetti simili al tuo
• Nomi di organizzazioni familiari nel registro dei clienti precedenti
• Posizione comoda e sicura dei centri dati
• Audit di sicurezza della sala dati eseguiti da terzi
• Certificazioni e conformità richieste nel tuo segmento
• Tempo di attività del server garantito di almeno il 99,5%
• Distribuzione versatile, anche con il metodo preferito
• ROI soddisfacente sulla base del rapporto qualità/prezzo
• Nessuna spesa nascosta o confusa
• Periodo di prova gratuito dei servizi VDR per almeno 14 giorni
• Assistenza di specialisti e consulenti multilingue 24/7/365 con tempi di risposta brevi
• Possesso di comodi canali di contatto per l’assistenza
• Formazione gratuita e assistenza per la configurazione della sala dati virtuale
• Presenza di feedback recenti e rilevanti su piattaforme indipendenti
• Testimonianze di clienti precedenti disponibili
• Set di funzioni adeguate in tutte le categorie:
  
  • Sicurezza dei documenti
  • Sicurezza dell’accesso
  • Conformità alla sicurezza
  • Gestione dei documenti
  • Esperienza dell’utente
  • Gestione degli utenti
  • Assistenza clienti
  • Velocità e disponibilità
  • Personalizzazione
  • DOMANDE E RISPOSTE

Il modo più efficace per controllare la checklist di cui sopra è una prova gratuita. Contatta i fornitori di data room online selezionati per verificare se hai questa possibilità. Per aiutarti a selezionare i candidati più adatti, abbiamo preparato una guida dettagliata che puoi trovare qui di seguito.

Le migliori data room virtuali per le fusioni e acquisizioni

Le sale dati online per le fusioni e le acquisizioni sono essenzialmente sale dati utilizzate per le operazioni di fusione e acquisizione. 

In linea di massima, tutte le società di virtual data room sono adatte alle operazioni di fusione e acquisizione. Nella scelta del fornitore di VDR, quindi, bisogna considerare le esigenze della propria azienda. 

I requisiti generali di un fornitore di data room per le fusioni e acquisizioni sono gli standard e le caratteristiche di sicurezza. Il resto delle caratteristiche dipende dalle dimensioni dell’azienda e dalla durata dell’operazione di fusione e acquisizione.

Le grandi aziende richiedono un’ampia gamma di funzioni di gestione dei documenti, perché lavorano con grandi volumi di dati. Inoltre, più persone utilizzano la tecnologia delle sale dati virtuali, più aumenta la necessità di un supporto tecnico da parte di un manager personale.

Per le piccole imprese, invece, è sufficiente una formazione online sul funzionamento della VDR e un elenco di base delle funzioni di gestione dei documenti. Per i proprietari di piccole imprese, il prezzo di una data room è più importante che per le grandi aziende. Pertanto, il prezzo di partenza per alcuni fornitori può partire da 900 dollari al mese, un prezzo costoso per le piccole imprese e abbastanza accettabile per le grandi aziende.

Utilizzo di software per sale dati 

Ovviamente, le sale dati virtuali sono ampiamente utilizzate in molti settori e aziende. È la soluzione migliore quando si ha bisogno di un archivio affidabile per archiviare in modo sicuro i dati aziendali sensibili e gestire gli affari più importanti. 

Tuttavia, di seguito sono riportati i casi più comuni di utilizzo delle data room.

Procedure di M&A

La data room virtuale M&A viene utilizzata soprattutto durante il processo di due diligence, quando i potenziali acquirenti esaminano grandi volumi di documentazione. 

Una data room per le fusioni e le acquisizioni consente di condividere in modo sicuro tutto ciò che riguarda le informazioni riservate senza possibili fughe di notizie. 

Con l’implementazione di un software di virtual data room, aumentano le possibilità di concludere l’affare in modo più rapido ed efficiente. E anche se l’affare non va in porto, i tuoi dati aziendali restano protetti e non vengono rivelati.

Repository aziendale

Il software VDR è la soluzione migliore per archiviare enormi quantità di informazioni aziendali, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda. Offre la gestione del ciclo di vita della documentazione aziendale e consente di assumerne il pieno controllo. È possibile archiviare file di quasi tutti i formati: dai video alle presentazioni e altro ancora.

Inoltre, la maggior parte dei fornitori di data room offre la possibilità di ottenere rapporti sull’andamento dei documenti e sulle azioni che gli utenti compiono all’interno della sala di trattativa online. In questo modo è possibile monitorare tutti i processi aziendali e migliorarli tempestivamente in caso di necessità.

Gestione immobiliare

Il settore immobiliare richiede la condivisione di molta documentazione con i potenziali acquirenti. 

Ecco perché gli agenti immobiliari sfruttano la tecnologia VDR sicura. È possibile caricare tutti i file necessari nella data room virtuale, in modo che i potenziali clienti possano esaminarli prima dell’accordo. Inoltre, la funzione di firma elettronica offerta dalla maggior parte dei fornitori di data room virtuali elimina la necessità di organizzare numerosi incontri offline e velocizza le transazioni immobiliari.

Offerta pubblica iniziale (IPO)

Se decidi di quotarti in borsa, devi essere pronto a raccogliere e divulgare un’enorme quantità di documentazione relativa all’azienda. Come nel caso di un’operazione di fusione e acquisizione, si tratta di un processo che richiede molto tempo. 

Dato che non solo i potenziali investitori ma anche altri esperti terzi, come i sottoscrittori, avranno accesso ai tuoi dati, le misure di sicurezza sono importanti. 

I servizi di data room virtuale sono la soluzione a entrambi i problemi.

Raccolta di capitale

Anche la raccolta di fondi è un processo complicato e dispendioso. Per attirare gli investitori e ottenere i fondi, è necessario fornire tutte le informazioni necessarie sulla propria impresa. 

Con la migliore data room, è facile farlo grazie all’upload fluido e alla gestione immediata dei dati. 

Inoltre, la due diligence viene semplificata e migliorata, poiché tutti i potenziali investitori possono accedere ai vostri file da qualsiasi parte del mondo tramite un unico link sicuro. Inoltre, la maggior parte dei fornitori di data room virtuali offre una sezione Q&A in cui gli utenti possono porre qualsiasi domanda e ottenere risposte in tempo reale.

Private equity

Le società di private equity hanno bisogno di soluzioni di virtual data room per archiviare con successo e in modo sicuro tutti i contratti di M&A e altra documentazione sensibile. 

Spesso queste aziende hanno un certo numero di potenziali affari in corso. Ecco perché un software per data room affidabile è importante per gestire più progetti contemporaneamente.

Fallimenti e ristrutturazioni

Quando un’azienda è in bancarotta e sta ristrutturando la gestione del progetto, ogni dettaglio è importante. 

Le migliori sale dati virtuali consentono di archiviare enormi quantità di informazioni in un unico luogo. Inoltre, dato che l’intero processo coinvolge parti di sedi o reparti diversi, è necessario un alto livello di sicurezza e di collaborazione efficace. Questo è ciò che offrono le sale riunioni virtuali.

Scienze della vita

La principale preoccupazione delle moderne aziende del settore delle scienze della vita è la completa sicurezza dei loro dati riservati, come i risultati delle ricerche e le informazioni sui pazienti. 

Questo è anche il motivo per cui optano per i servizi VDR. Le sale dati virtuali semplificano l’intero processo scientifico grazie alle numerose funzioni di sicurezza, agli strumenti di collaborazione e all’accesso continuo. 

Settore bancario 

Il settore bancario, in particolare l’investment banking, è il caso d’uso più comune delle soluzioni VDR. 

Le banche e le altre istituzioni finanziarie hanno sempre pile di informazioni sensibili da archiviare: dalle transazioni finanziarie ai contratti commerciali. Le sale dati elettroniche offrono un’archiviazione sicura basata sul cloud per tutti questi dati.

I migliori fornitori di data room consentono inoltre una collaborazione diretta tra le parti coinvolte, un accesso facile in qualsiasi momento della giornata e un team di supporto dedicato pronto ad assistere in caso di necessità.

Come si valutano le data room virtuali?

Per affrontare questo modello comportamentale su questo particolare sito, abbiamo raccolto tutte le informazioni disponibili da fonti aperte per creare la base per l’attuale valutazione della data room elettronica. Al fine di fornire una valutazione coerente, implementiamo una scala di valutazione a cinque stelle basata sul punteggio medio per ciascuno degli indicatori:

La valutazione seguente mostra il risultato finale di questa valutazione. Viene aggiornato mensilmente. La valutazione Virtual Data Rooms include i seguenti componenti:

Questo sito presenta una valutazione online indipendente delle data room virtuali. Qui abbiamo raccolto tutti i fornitori di data room online che lavorano con le migliori aziende di tutto il mondo. La metodologia alla base della valutazione è un rating medio aggregato. Abbiamo creato questa valutazione perché le recensioni pubblicate su un solo sito Web possono essere distorte poiché le aziende spesso premiano i propri clienti per aver lasciato recensioni positive sulla data room virtuale.

FAQ

Che cos’è una data room virtuale?

Una virtual data room (VDR) è una piattaforma online sicura per archiviare e condividere informazioni riservate durante le transazioni finanziarie o commerciali. Di solito viene utilizzata per facilitare il processo di due diligence nelle operazioni di fusione e acquisizione.

Come scegliere il fornitore di data room?

Per scegliere il miglior fornitore di data room per la vostra azienda, dovete determinare la gamma di esigenze e caratteristiche necessarie per i vostri scopi. Nella scelta di un fornitore di sale dati virtuali, considerate le seguenti caratteristiche:

• Presenza ed esperienza sul mercato
• Competenza nella vostra nicchia 
• Conformità alla sicurezza 
• Caratteristiche del software di distribuzione
• Politica dei prezzi 
• Assistenza tecnica 
• Set di funzioni

A cosa serve una data room virtuale?

Nella maggior parte dei casi, una data room virtuale viene utilizzata per M&A, Due Diligence, condivisione e archiviazione sicura di file, gestione immobiliare, offerta pubblica iniziale (IPO), raccolta di capitali, private equity, gestione del rischio normativo, gestione dei documenti legali. Una data room virtuale può essere utilizzata per qualsiasi settore che richieda una piattaforma sicura per condividere e collaborare sui documenti. 

Quali sono i vantaggi di una data room virtuale?

I principali vantaggi di una data room virtuale sono un elevato livello di protezione dei dati, la facilità di accesso da qualsiasi parte del mondo, il risparmio di tempo, la possibilità di lavorare con i dati di più utenti contemporaneamente, il pieno controllo sugli utenti e sui dati, la funzionalità e la trasparenza e la riduzione dei costi.