Che cos’è una data room virtuale? Conoscenze di base

Che cos’è una data room virtuale (VDR)? 

Una virtual data room (VDR), nota anche come virtual deal room, è una repository online sicura che molte aziende utilizzano per archiviare e condividere documentazione sensibile. Gli utenti delle VDR possono condividere facilmente file con terze parti, come investitori o clienti, all’interno di un ambiente controllato. 

• Data room online, data room digitale, data room elettronica sono sinonimi di Virtual Data Room.

Una data room elettronica elimina la necessità di avere documenti fisici, il che riduce il disordine e lo spreco. Inoltre, la data room digitale offre funzionalità avanzate di gestione dei documenti e sicurezza che aiutano a migliorare il flusso di lavoro e ad aumentare la produttività di un team. La data room online offre uno spazio sicuro per una migliore collaborazione e comunicazione grazie a funzionalità come le sezioni di domande e risposte e commenti. Nella sala delle trattative della sala dati, gli utenti possono richiedere l’accesso ai documenti necessari in qualsiasi momento e ottenere una risposta rapida alle notifiche istantanee.

Com’è fatta l’interfaccia di una VDR? 

Un la data room online ha un’interfaccia di facile navigazione, utile per gli utenti con poca o nessuna esperienza nell’utilizzo delle data room. La dashboard generale offre agli utenti della Deal Room virtuale una panoramica di tutti i file e delle attività degli utenti all’interno del VDR. 

Inoltre, la maggior parte dei fornitori di data room digitali dispone di ulteriore formazione e materiale didattico per aiutare i nuovi utenti a saperne di più sulle funzionalità e sulla navigazione nella data room virtuale.

Sicurezza della data room virtuale 

I provider di virtual data room offrono funzionalità che garantiscono la sicurezza dell’archiviazione online e la protezione dell’accesso aderendo agli standard di conformità internazionali. Per esempio, la maggior parte dei provider è certificata ISO 27081, che è considerata la principale certificazione di sicurezza per i sistemi di archiviazione cloud.

I VDR offrono misure di sicurezza che ne dimostrano l’affidabilità e l’approccio completo per proteggere i documenti online. Le funzionalità per la condivisione sicura dei dati includono backup continui dei dati, crittografia dei dati AES a 256 bit, filigrana, autenticazione a più fattori e registri di controllo delle attività. 

I vantaggi dell’utilizzo di software VDR

I principali vantaggi dell’utilizzo di una data room virtuale includono:

Garanzie sulla sicurezza dei dati

Quando utilizzi una data room, puoi essere certo che i tuoi file siano protetti. Le migliori data room virtuali garantiscono i massimi livelli di sicurezza rispettando gli standard internazionali e la possibilità di utilizzare funzionalità di sicurezza avanzate. 

Controllo completo della gestione dei documenti

All’interno di una data room, i tuoi documenti sono completamente sotto il tuo controllo. Grazie alle funzionalità di tracciamento e analisi, gli amministratori VDR possono tenere traccia di tutti i processi all’interno della piattaforma e rilevare comportamenti sospetti. 

Facile accesso e disponibilità

Gli utenti che hanno accesso a una data room virtuale possono svolgere le proprie attività in remoto. Inoltre, la VDR supporta interfacce web e applicazioni mobili iOS/Android, rendendo il lavoro conveniente da qualsiasi dispositivo. 

Migliore trasparenza

Una VDR è uno spazio controllato, il che significa che tutta l’attività viene registrata nel registro delle azioni. I dati dei rapporti sulle attività aiutano a identificare gli errori ed evitare malintesi o duplicazioni di lavoro.

Costi ridotti

L’utilizzo di un VDR consente di risparmiare denaro, poiché elimina la necessità di una data room fisica, la gestione delle pratiche burocratiche e le spese di viaggio e alloggio per i colleghi. Inoltre, aiuta a evitare perdite finanziarie associate a una perdita di dati. 

Data room virtuale e archiviazione su cloud 

L’archiviazione nel cloud e le sale dati differiscono per funzionalità, sicurezza e prezzi. La sicurezza dell’archiviazione nel cloud è di base, mentre le sale dati online offrono più sicurezza e funzionalità di tracciamento, oltre a crittografia e conformità a rigorosi standard di sicurezza. Gli strumenti di archiviazione cloud non dispongono di molte funzionalità di gestione e collaborazione dei documenti o assistenza clienti, in caso di problemi.

Quando si tratta di transazioni complesse, le aziende scelgono soluzioni per data room virtuali grazie alla loro vasta gamma di strumenti e alle migliori pratiche di sicurezza. L’archiviazione su cloud è un’opzione molto meno costosa, mentre le sale dati offrono una varietà di opzioni di prezzo, quindi puoi scegliere ciò che si adatta al tuo budget.

Quali funzionalità offrono le data room virtuali? 

La maggior parte delle funzionalità VDR migliora il flusso di lavoro e la gestione dei file. Le caratteristiche più comuni sono la gestione integrata dei documenti, funzionalità di sicurezza, opzioni di autorizzazione, dashboard personalizzabili con analisi e una sezione di domande e risposte.

Sfruttando la funzionalità VDR, puoi ottenere risultati migliori e ottimizzare i processi durante la transazione M&A. Queste funzioni ti consentono di gestire e organizzare i tuoi file in modo più efficace.

Che cos’è una data room per M&A? 

Le data room M&A sono considerate un ambiente sicuro per fusioni e acquisizioni. I dati riservati possono essere facilmente archiviati e condivisi tra le parti coinvolte nelle transazioni aziendali all’interno di una data room. UN data room per fusioni e acquisizioni offre agli utenti le funzionalità necessarie per consentire una collaborazione fluida e snellire i flussi di lavoro. 

Quali settori utilizzano i VDR? 

Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano le data room virtuali. Questo strumento è apprezzato per l’elevata sicurezza dei suoi dati aziendali: condivisione e archiviazione sicure dei dati, semplificazione della due diligence online e fusioni e acquisizioni. Questi sono i tre usi più diffusi del software VDR.

Le soluzioni di data room virtuali possono essere utilizzate anche per i seguenti scopi:

• Raccolta fondi. Le VDR fungono da piattaforme in cui le aziende possono condividere le proprie informazioni riservate con potenziali investitori durante il processo di raccolta fondi. 
• Comunicazioni consiliari. Le sale dati garantiscono una comunicazione sicura per tutti i membri del team in merito ai diversi aspetti del ciclo di vita di un’operazione.  
• Consulenza. La privacy è una priorità assoluta per le aziende di consulenza. La data room fornisce un ambiente controllato per tenere traccia delle interazioni dell’utente.‍
• Manifattura. Nuovi design e dati di prodotto possono essere condivisi e discussi facilmente all’interno di una data room virtuale, utile per le industrie manifatturiere.

I settori che utilizzano più comunemente i software per data room virtuali includono:

• Tecnologia. Molte aziende tecnologiche utilizzano le data room per condividere documenti importanti con team remoti. 
• Investimento bancario. Processi come IPO, raccolta di capitali e M&A coinvolgono grandi volumi di documenti. Pertanto, l’utilizzo di data room virtuali può facilitare queste transazioni.
• Private equity e capitale di rischio. Le aziende in questi campi hanno spesso più affari in corso contemporaneamente. L’utilizzo di un VDR consente ai team di organizzare questi accordi in modo sicuro e accurato, riducendo la possibilità di errore. 
• Settore legale. L’industria legale è nota per la gestione di montagne di scartoffie. L’uso di documenti elettronici cambia tutto. Consente agli utenti di semplificare il processo di condivisione dei documenti per vari procedimenti legali.  
• Scienze biologiche. Le aziende che operano nel settore delle scienze biologiche richiedono i massimi livelli di sicurezza per archiviare i file dei pazienti, i risultati degli studi clinici e altri dati sensibili. Le data room virtuali offrono soluzioni sicure conformi ai più severi standard di sicurezza come HIPAA.
• Startup. Le startup possono utilizzare le data room per processi importanti come la raccolta fondi. Inoltre, il software di data room consente alle startup di analizzare gli interessi degli investitori. 

Come configurare il software VDR 

La configurazione del software VDR è semplice e diretta. Ci sono diversi passaggi importanti per garantire che la piattaforma sia pronta per essere utilizzata per transazioni complesse. Ecco i passaggi per preparare una VDR:

1. Scegli il pacchetto che soddisfa le tue necessità. Prima di decidere una qualsiasi data room, devi assicurarti di aver trovato il software che meglio soddisfa le tue esigenze e soddisfa le tue esigenze aziendali.
2. Creare una struttura di file per organizzare la data room. Si consiglia di pensare ad un piano o una mappa da seguire per organizzare e strutturare la data room. 
3. Raccogli e carica i documenti necessari. La maggior parte delle VDR offre il caricamento in blocco, il che rende il processo più semplice e molto più veloce.
4. Imposta i livelli di accesso e le autorizzazioni. Dovresti sapere esattamente chi è responsabile di una determinata attività in modo da poter consentire loro di accedere ai file corretti.
5. Invita i tuoi utenti nella data room. Dopo aver caricato, organizzato e assegnato le autorizzazioni di accesso ai tuoi file, puoi iniziare a invitare i membri del team o altre persone coinvolte nella transazione nella data room.

Come trovare il giusto provider di data room?

Il giusto provider di data room offre la funzionalità che soddisfa le tue esigenze. Devi determinare cosa ti aspetti dal fornitore e quali obiettivi vuoi raggiungere utilizzando questo strumento. Ricerca le opzioni delle funzionalità della data room virtuale e decidi quale si adatta meglio alle tue esigenze aziendali. 

Ci sono molti piattaforme di revisione del software in cui è possibile trovare informazioni utili su diversi fornitori. Puoi confrontare i fornitori che più ti interessano e poi decidere quale funziona meglio per te. 

Inoltre, leggi le recensioni o prendi in considerazione i referral di altri professionisti che lavorano nel tuo settore e scopri di più sulla loro esperienza nell’utilizzo delle VDR. 

Esistono alcune differenze in termini di funzionalità, accessibilità, interfaccia utente e costi associati a determinati fornitori di data room. Alcuni provider offrono set di funzionalità specifici, vari punti di prezzo, pratiche di sicurezza e usabilità: questi sono gli aspetti chiave che possono differire da un provider all’altro. Al giorno d’oggi, ci sono così tante opzioni di data room disponibili sul mercato che qualsiasi azienda può trovarne una adatta alle proprie esigenze.

Prezzi delle data room virtuali

Il prezzo delle VDR dipende da diversi fattori, tra cui il numero di utenti, la capacità di archiviazione e le funzionalità aggiuntive. Diversi fornitori di data room offrono una varietà di piani tariffari e opzioni di abbonamento, così puoi trovare quello più adatto alle tue esigenze. 

La maggior parte delle data room virtuali sono molto più costose degli strumenti di archiviazione cloud di base. Questo perché le VDR garantiscono le massime misure di sicurezza, hanno un’assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e aggiornano regolarmente le funzionalità. Di conseguenza, la maggior parte dei software per data room parte da circa 129$ al mese.

Conclusione 

Una data room virtuale è un potente strumento di business rilevante per una varietà di settori. Le funzionalità delle VDR ti consentono di aumentare la produttività del tuo team, ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare la collaborazione. Ciò porta a risultati positivi e alla conclusione di accordi importanti più rapidamente e con meno risorse.